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Verbraucherrecht und Versicherungsrecht | 28.03.2019

Aufbewahrungs­fristen

Aufbewahren oder ab in den Reißwolf: Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren

Ein Überblick welche Dokumente wann entsorgen werden können

Alte Rechnungen, Belege und Verträge schlummern in vielen Akten­ordnern. Die wenigsten Unterlagen müssen Verbraucher über Jahre aufbewahren.

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In vielen Abstell­kammern und Arbeits­zimmern stapeln sich die Ordner. Manche trauen sich kaum, alte Unterlagen wie Konto­auszüge zu entsorgen. „Wir heben massenweise alte Verträge und Rechnungen auf. Stattdessen fehlen aber manchmal wichtige Urkunden“, erklärt Julia Gerhards von der Verbraucher­zentrale Rheinland-Pfalz.

Für Kontoauszüge besteht keine einheitliche Frist oder Verpflichtung zur Aufbewahrung

Verbraucher können mit Konto­auszügen nachweisen, dass sie Rechnungen bezahlt haben. Sie sollten diese also unbedingt eine Weile aufheben. Eine einheitliche Frist oder Verpflichtung dazu gibt es für Verbraucher nicht. „Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungs­frist von drei Jahren, die für einen großen Teil von Ansprüchen aus Alltags­geschäften gilt“, erklärt Sylvie Ernoult vom Bundes­verband Deutscher Banken. Diese beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Frisch vermählte Paare sollten allerdings den Kontoauszug von dem Monat ihrer Ehe­schließung noch länger aufheben, rät Renate Daum von der Zeitschrift Finanztest. „Bei einer Scheidung muss in der Regel das Vermögen jedes Partners zum Zeitpunkt der Heirat fest­gestellt werden. Wer seinen Kontostand nachweisen kann, hat es leichter.“

Steuer: Nach Bestandskraft des Bescheides kann aussortieren werden

Einen Monat haben Steuer­pflichtige Zeit, um gegen ihren Steuer­bescheid Widerspruch einzulegen. Danach gilt der Bescheid. „Belege und Unterlagen können Verbraucher nach Bestands­kraft des Bescheides theoretisch aus­sortieren. Hier gibt es aber eine wichtige Ausnahme: Spenden­bescheinigungen müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden“, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuer­zahler. Den Bescheid sollten Steuer­zahler unbedingt langfristig aufbewahren, rät Isabel Klocke. „Manche straf­rechtliche Ansprüche verjähren beispiels­weise erst nach zehn Jahren.“ Das Finanzamt kann also noch zehn Jahre den Bescheid prüfen.

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Versicherung: Unterlagen sollten bis zum Vertragsende aufbewahrt werden

Solange der Vertrag besteht, sollten Kunden den Versicherungs­schein, die Bedingungen und alle Schreiben des Versicherers aufbewahren. „In manchen Fällen, zum Beispiel bei einer Lebens­versicherung, müssen Kunden den Versicherungs­schein einreichen, wenn sie eine Leistung beantragen“, erklärt Mathias Zunk vom Gesamt­verband der Deutschen Versicherungs­wirtschaft. Die Unterlagen sollten erst drei Jahre nach Vertrags­ende in den Papierkorb wandern - denn dann ist die regelmäßige Verjährungs­frist vorbei.

Erhalten Hinter­bliebene aus einer Lebens­versicherung Geld, sollte man die Unterlagen auf jeden Fall weiter behalten. Lebens- und Renten­versicherungen können auch bei der Steuer oder Erbschaft relevant sein, führt Mathias Zunk aus.

Rechnungen: Keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Kassenbons können als Nachweis für die gesetzliche Gewähr­leistung dienen. Zudem benötigen Verbraucher die Quittungen, wenn sie der Hausrat­versicherung einen Schaden melden wollen. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. „Die Belege sind manchmal auf Thermo­papier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst“, erklärt Renate Daum. Dann sollten Verbraucher sie kopieren.

Für Rechnungen gibt es nur wenig gesetzliche Aufbewahrungs­fristen. „Wer einen Handwerker beauftragt, muss mit der Rechnung noch zwei Jahre nachweisen können, dass es keine Schwarz­arbeit war. Daher unbedingt aufheben“, sagt Daum. Handwerker müssen zudem bei Neu- und Umbauten oder Reparaturen fünf Jahre ihre Gewährleistungs­pflicht erfüllen. Wer einen Handwerker für eine vermietete Immobilie verpflichtet, muss die Rechnung sogar zehn Jahre aufbewahren.

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Wohnen: Alte Verträge und Unterlagen können entsorgt werden

Mieter können den Vertrag der alten Wohnung getrost entsorgen. Julia Gerhards ergänzt: „Auch Protokolle der Wohnungs­übernahme und Nebenkosten­rechnungen können weg, sobald der Vermieter alle Ab­rechnungen fertig und die Kaution zurück­gezahlt hat.“

Beruf: Gehaltsabrechnungen müssen nicht aufbewahrt werden

Alte Arbeits­verträge können in der Regel weg. „Der Ausbildungs­vertrag kann aber im Zweifel sinnvoll sein, um später beim Renten­antrag die Höhe des Bruttolohns nach­zuweisen“, erklärt Renate Daum. Wer eine betrieb­liche Alters­vorsorge hat, braucht den Arbeits­vertrag später auch für den Renten­antrag, wenn nur dort der Nachweis steht. Gehalts­abrechnungen muss man nicht aufheben. „Jeder Arbeit­nehmer erhält einen Jahres­lohnsteuer­bescheid. Ist dieser korrekt, können die monatlichen Ab­rechnungen entsorgt werden“, sagt Renate Daum.

Sehr wichtig sind die Melde­bescheinigungen zur Sozial­versicherung. Die braucht ein Arbeit­nehmer zum Beispiel, um sein Rentenkonto zu klären, also die Zeit, wie lange er in die Renten­versicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.

Urkunden: Unbedingt im Original aufbewahren

Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehören zu den Dokumenten, die unbedingt im Original vorliegen müssen. „Beim Testament reicht eine Kopie nicht, die ist nicht gültig. Dann würde die gesetzliche Erbfolge greifen“, warnt Renate Daum. Erben müssen Testament und Erbschein so lange im Original aufheben, bis alles rund um die Erbschaft abschließend geklärt ist. Also lieber aufbewahren. Den Erbschein sollten sich Hinter­bliebene gleich in mehrfacher Ausführung ausstellen lassen.

Heirats­urkunden und Geburts­urkunden sollten im wichtigen Ordner landen. Vorsorglich auch die verstorbener Eltern, rät Julia Gerhards. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen.

Von wichtigen elektronische Dateien sollte eine Sicherheitskopie erstellt werden

Viele haben das Problem, dass ihre Unterlagen teils auf Papier, teils elektronisch vorliegen. „Alles, was nur elektronisch geschickt wird, reicht auch als Datei auf dem Computer“, erklärt Julia Gerhards. Von wichtigen Dateien sollte man mindestens eine Sicherheits­kopie machen. Das gilt auch für wichtige Dokumente auf Papier. Am besten hebt man diese an einem anderen Ort auf. Kommen die Originale weg, können Betroffene sie mit der Kopie zumindest leichter wieder beschaffen.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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