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Steuerrecht und Verbraucherrecht | 14.12.2017

Aufbewahrungs­fristen

Aufheben oder wegwerfen: Welche Unterlagen wann geschreddert werden können

Die wichtigsten Aufbewahrungs­fristen im Überblick

Konto­auszüge, Belege und Verträge türmen sich zu Hause irgendwann zu Papier­bergen an. Überblick? Fehlanzeige. Deshalb lohnt sich regelmäßiges Aus­sortieren. Dabei sollte man allerdings bestimmte Aufbewahrungs­fristen im Blick haben.

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Im Schrank türmen sich Aktenordner, vollgestopft mit Unterlagen. Höchste Zeit, einmal für Ordnung zu sorgen. Beim Aus­sortieren sind Verbraucher dann aber oft unsicher: Was müssen sie eigentlich wie lange aufbewahren? Und was können sie bedenkenlos entsorgen? Was in dem Fall bedeutet: schreddern. Denn auf den Unterlagen sind oft sensible personen­bezogene Daten verzeichnet.

Kassenbons:

Sie nicht nur Belege über den Zahlvorgang. Kassenbons sind auch ein Nachweis dafür, von wem konkret etwas gekauft worden ist - und wann. „Dies könnte wichtig werden, wenn innerhalb der zwei­jährigen Gewährleistungs­pflicht Reparatur­ansprüche geltend gemacht werden müssen“, sagt Annabel Oelmann von der Verbraucher­zentrale Bremen. Sie rät, Zahlungs­belege mindestens drei, besser vier Jahre aufzubewahren.

Oft setzen auch Garantie­leistungen von Herstellern oder Händlern voraus, dass man den Kauf der Ware belegen kann. Behauptet zum Beispiel ein Vertreter eines Inkasso­büros, man habe etwas gekauft, aber noch nicht bezahlt, ist der Verbraucher in der Beweis­pflicht. Er muss dann belegen, dass die Forderung bereits beglichen ist. Das kann zum Problem werden, wenn der Kassenbon weg ist. „Die nach­trägliche Beschaffung von Belegen ist, wenn überhaupt möglich, zeitaufwendig und oft auch mit Kosten verbunden“, sagt Annabel Oelmann. Lässt sich die Zahlung nicht nachweisen, muss man unter Umständen noch mal zahlen.

Kontoauszüge:

Privat­personen sind gesetzlich nicht grund­sätzlich verpflichtet, ihre Konto­auszüge aufzubewahren. Darauf weist Tanja Beller vom Bundes­verband deutscher Banken hin. Dennoch sollte man nach ihren Angaben Konto­auszüge einige Jahre behalten - mindestens für die drei­jährige Verjährungs­frist, die für Alltags­geschäfte gilt. So können Privatleute im Zweifels­fall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist.

Auch für Konto­unterlagen gibt es keine einheitlichen Fristen. Trotzdem macht es bei einem auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Konto­vertrag Sinn, diesen dauerhaft aufzubewahren. So weiß man im Fall von späteren Forderungen, welche Rechte und Pflichten vereinbart wurden. Gleiches gilt für Darlehens­verträge.

Für Besser­verdienende gilt: „Hat jemand Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr, muss er Konto­auszüge sechs Jahre aufbewahren“, sagt Tanja Beller. Unternehmer sind zur Buchhaltung verpflichtet und müssen die gesetzliche Aufbewahrungs­frist für Unterlagen von zehn Jahren beachten.

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Rechnungen:

Handwerker-Rechnungen sollten Verbraucher aufbewahren, solange sie Ansprüche gegen den Betrieb geltend machen können. Für Werk­verträge mit Handwerkern gelten besondere Verjährungs­fristen. Für Gewähr­leistungs­ansprüche sind das zwei Jahre. „Wenn Bauarbeiten in Auftrag gegeben wurden, kann die Gewährleistungs­pflicht sogar fünf Jahre betragen“, erklärt Annabel Oelmann.

Steuerunterlagen:

Wurden dem Finanzamt Rechnungen und sonstige Belege vorgelegt und ist der Steuer­bescheid in Ordnung, dann müssen diese Unterlagen für den Fiskus nicht mehr archiviert werden. „Gibt der Steuer­zahler seine Steuer­erklärung elektronisch ab, dann muss er die Belege bis zur Bestands­kraft des Steuer­bescheids aufbewahren“, sagt Isabel Klocke vom Bund der Steuer­zahler in Berlin. Wer zum Beispiel die Kosten für die Berufs­bekleidung bei der Steuer absetzen will, muss den Kassenbon also vorläufig aufheben.

Allzu tief brauchen Steuer­zahler Ordner mit solchen Belegen aber nicht weglegen. Denn ein Steuer­bescheid wird meistens einen Monat nach Bekanntgabe des Steuer­bescheides bestandskräftig.

Eine neue Regel gilt für Spenden­bescheinigungen: Für Spenden, die seit dem 1. Januar 2017 geleistet wurden, muss der Spenden­nachweis nicht mehr der Einkommens­steuer­erklärung beigefügt werden. Allerdings: Auf Anforderung muss die Bescheinigung dem Finanzamt präsentiert werden. „Dafür muss der Steuer­zahler die Bescheinigungen mindestens ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuer­bescheids aufbewahren“, erklärt Isabel Klocke.

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Versicherungsunterlagen:

Sie sollten so lange aufbewahrt werden, wie der Versicherungs­vertrag gilt. „Am wichtigsten sind hier der Versicherungs­schein und der Antrag“, erklärt Mathias Zunk vom Gesamt­verband der Deutschen Versicherungs­wirtschaft (GDV) in Berlin. Kunden müssen die Police ihrer Versicherung präsentieren können, wenn sie nachweisen müssen, dass sie bezugs­berechtigt für Leistungen aus dem Versicherungs­vertrag sind. Ist die Versicherung gekündigt oder abgelaufen, können die Unterlagen geschreddert werden.

Mathias Zunk rät aber davon ab, Belege vorschnell zu entsorgen. Sie könnten beispiels­weise noch für die Steuer­erklärung benötigt werden - oder erbrechtlich von Belang sein. Das gilt zum Beispiel für Aus­zahlungen von Renten- und Lebens­versicherungen.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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