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Allgemeines Persönlichkeitsrecht, Arbeitsrecht und Datenschutzrecht | 03.09.2018

E-Mails

Darf der Chef bei längerer Abwesenheit auf das E-Mail-Postfach zugreifen?

Arbeitgeber sollte klare Regeln für längere Abwesen­heiten festlegen

Nimmt ein Arbeit­nehmer länger Urlaub oder Elternzeit, gibt es meist eine klare Vertretungs­regelung. Kunden oder Geschäfts­partner, die sich per E-Mail bei ihm melden, erhalten dann oft eine Ab­wesenheits­notiz mit dem Verweis auf Ansprech­partner. Doch was gilt, wenn ein Arbeit­nehmer überraschend länger abwesend ist - etwa aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls - darf dann der Chef einfach auf sein Postfach zugreifen?

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„Auf E-Mails mit dienst­lichem Bezug darf der Chef grund­sätzlich zugreifen“, sagt Barbara Reinhard, Anwältin für Arbeits­recht. Das bedeutet: Wenn sich nur berufliche Nachrichten im Postfach befinden, der Arbeitgeber also grund­sätzlich private E-Mails im Büro verboten hat, darf er die E-Mails abrufen und bearbeiten. „Dann muss er den Arbeit­nehmer in dem genannten Notfall auch gar nicht vorher informieren“, erklärt Rechtsanwältin Reinhard.

Kein Zugriff auf Postfach bei Zulässigkeit auch privater E-Mails

Etwas anderes gilt, wenn der Chef private E-Mails in der Firma erlaubt hat - also private und berufliche Nachrichten ins Postfach einlaufen. „Dann dürfen der Arbeitgeber und Kollegen in der Regel nicht einfach auf das Postfach zugreifen“, sagt Rechtsanwältin Reinhard.

Bei Verstößen drohen Bußgelder

Bei Verstößen gegen das Persönlichkeitsrecht oder gegen Datenschutz­regelungen drohen dem Arbeitgeber Bußgelder. „Auch Schaden­ersatz­forderungen des Arbeit­nehmers sind bei Verstößen unter Umständen möglich“, sagt Reinhard.

Idealer­weise sollte im Unternehmen vorab eindeutig geregelt sein, was bei längerer Abwesenheit erlaubt ist - etwa über die Betriebs­vereinbarung. Dann können Arbeit­nehmer für den Vertretungs­fall beispiels­weise bei der IT ein Passwort für ihr Postfach hinterlegen.

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Quelle: dpa/DAWR/kg
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