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Arbeitsrecht | 16.11.2021

Projekt­zeit­erfassung

Fluch oder Segen: Worauf es bei der Projekt­zeit­erfassung ankommt

Fünf Antworten auf wichtige Fragen

In manchen Branchen kommen Tools zur projekt­bezogenen Zeit­erfassung zum Einsatz. Beschäftigte müssen dann genau dokumentieren, wie viele Stunden sie für welche Aufgabe aufwenden.

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Kaum den Rechner gestartet, schon sind acht Stunden vorbei: So kann ein Arbeitstag schnell mal ablaufen. Und wissen Sie ganz genau, womit Sie diese Arbeitszeit gefüllt haben? In einigen Branchen und Unternehmen wird mittels Projekt­zeit­erfassung akribisch Buch geführt, wer wie viele Stunden für welche Aufgaben aufwendet. Ist das die totale Über­wachung oder schützt es Beschäftigte davor, mit Arbeit überhäuft zu werden?

Was versteht man unter projektbezogener Arbeitszeiterfassung?

Einfach ausgedrückt geht es für Unternehmen darum, Teilarbeit oder bestimmte Projekte von Mit­arbeiterinnen und Mitarbeitern zu erfassen. Das dient im Grunde dem Controlling.

„Sie überprüfen damit nicht, ob ein Arbeits­vertrag erfüllt und die Arbeits­zeiten darin eingehalten werden“, sagt Prof. Enzo Weber vom Institut für Arbeits­markt- und Berufs­forschung in Nürnberg. Das müssen Unternehmen laut Gesetz ohnehin. Die freiwillige Projekt­zeit­erfassung soll für Unternehmen darüber hinaus deutlich machen, wie viel Arbeitszeit für welche Projekte oder Tätigk­eiten aufgewendet werden.

Laut Jürgen Fleig, Betreiber des Portals „business-wissen.de“, geht es immer um den Einsatz von Personal. Besonders wichtig ist Projekt­zeit­erfassung deshalb etwa bei Beratungs- oder Ent­wicklungs­projekten. Da spielen die Personal­kosten eine große Rolle. Bei Routine­tätigkeiten und immer gleichen Abläufen sei es dagegen nicht notwendig, im Detail zu erfassen, wofür die Arbeitszeit verwendet wird.

Warum führen Unternehmen die Projektzeiterfassung ein?

„Wenn Projekte geplant oder Kunden­aufträge kalkuliert werden, ist vorab nicht immer genau bekannt, wie hoch der Aufwand anschließend tatsächlich ist“, so Fleig. Unternehmen wollen also mithilfe der Projekt­zeit­erfassung erkennen, ob ihre Planungen bei der tatsächlichen Umsetzung aufgehen. Werde falsch geplant, könne das für Unternehmen nämlich teuer werden - etwa, weil Projekt­budgets zu knapp berechnet wurden.

Neben der internen Steuerung von laufenden und der Planung von künftigen Projekten, kann die Abrechnung nach außen eine Rolle spielen, sagt Prof. Weber. Zum Beispiel, wenn Unternehmen gegenüber Auftrag­gebern darlegen müssen, wie viele Arbeits­stunden für ein Projekt aufgewendet wurden.

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Was haben die Beschäftigten davon?

Die Projekt­zeit­erfassung verhindert Jürgen Fleig zufolge, dass Projekte und Kunden­aufträge zum „Blindflug“ werden, weil keine Informationen zur eingesetzten Arbeitszeit vorhanden sind.

Beschäftigte können mithilfe des Systems dokumentieren und belegen, was sie geleistet und wie lange sie dafür gebraucht haben. Bei Meinungs­verschiedenheiten zwischen Mit­arbeitenden und Vor­gesetzten zur Frage, wer wie viel leistet, kann Dokumentation dem Management­experten zufolge eine gute Grundlage für sachliche Bewertungen sein.

Auch Enzo Weber findet, dass das Konzept Positives hat. So verhindere eine gute Projekt­zeit­erfassung etwa, dass Beschäftigten „kurzfristig Projekte aufs Auge gedrückt werden“, für die sie eigentlich gar keine Zeit haben. Beschäftigte müssen ihrer Führungs­kraft auch nicht erst glaubhaft machen, dass sie keine Kapazitäten haben. „Es liegen alle Fakten da.“

Wo gibt es Nachteile für Beschäftigte?

„Erstmal haben Beschäftigte natürlich mehr Aufwand“, sagt Weber. Die exakte Dokumentation der Stunden kann Zeit fressen.

Darüber hinaus ermöglicht die tätigkeits­bezogene Erfassung von Arbeits­zeiten auch Über­wachung durch die Führungs­kraft oder Vorgesetzte. „Wenn es so weit kommt, dass man als Beschäftigter ständig Rechen­schaft ablegen muss, kann das unangenehm sein.“ Das kann zu Konflikten im Team und mit Vor­gesetzten führen.

In der Gesamt-Betrachtung heißt das für Weber: „Die Nachteile der Projekt­zeit­erfassung bekommen Sie auf jeden Fall, bei den Vorteilen hängt es davon ab, wie gut das System eingeführt ist.“

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Was ist bei der Einführung wichtig?

„Die Grund­anforderung ist: Sie brauchen ein halbwegs effizientes System“, sagt Weber. Haben Beschäftigte schon einen „Riesen­aufwand“, ihre Stunden für verschiedene Aufgaben zu erfassen, werde es kaum Akzeptanz geben. Wichtig sei, dass eine tätigkeits­nahe und effiziente Erfassung möglich ist. Vorstellbar seien zum Beispiel gute Online-Lösungen.

Daneben hält Weber es für entscheidend, dass das System transparent ist, und mindestens jeder Mitarbeiter und jede Mit­arbeiterin das eigene Konto sowie unter Umständen auch das des Teams einsehen kann.

Und: Diejenigen, die das System füttern, sollten auch diejenigen sein, die das System nutzen - und daraus etwa Erkenntnisse zur Planung neuer Projekte ableiten.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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