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Verbraucherrecht | 29.01.2020

Aufheben oder ausmisten

Frühjahrs­putz im Dokumenten­chaos: Nur aufheben, was man wirklich braucht

Ein Überblick was wie lange aufgehoben werden muss

Die Tage werden langsam wieder länger, die Sonne scheint wieder öfter. Höchste Zeit für den Frühjahrs­putz. Mit ein paar Tricks lässt sich auch ins Dokumenten­chaos leicht Ordnung bringen.

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Konto­auszüge, Vertrags­unterlagen, Rechnungen - im Laufe der Zeit kann sich zuhause eine Menge Papier ansammeln. Wer alles einfach auf einen Stapel wirft, verliert schnell den Überblick. „Man muss Unterlagen sofort finden“, sagt Aufräum­coach Rita Schilke. „Ohne System geht das nicht“, erklärt die Buchautorin. Denn im Notfall müssen sich auch andere schnell zurechtfinden.

Ein großer Stapel ist daher kein guter Auf­bewahrungs­ort für Dokumente. Auch von Hänge­registern hält Schilke nicht viel. „Ich habe erlebt, dass dann viel zu viel aufgehoben wird und die Register über­quellen und unübersichtlich sind.“ Besser aus ihrer Sicht: In Ordnern nach Themen sortieren.

Oberbegriffe verschaffen Übersicht

Aufräum­coach Barbara Immler rät, Ober­begriffe zu bilden, zum Beispiel Wohnung und Haus. Unterteilt werden kann dort dann in Rubriken wie Strom, Gas, Handwerker­rechnungen, Miet­verträge und Versicherungen. Andere Ober­begriffe könnten Geldanlage, Zeugnisse und Beurteilungen, Familie, Auto, Haus­inventar und private Anschaffungen sein.

Schon von außen sollte der Inhalt klar sein, rät Rita Schilke. Entweder durch die Aufschrift oder die Farbe des Ordners. Auch was auf dem Computer gespeichert werde, solle gut beschriftet sein.

Digitale Aufbewahrung - nicht die beste Lösung

Alles zu scannen und digital aufzubewahren, hält sie ebenso wie Renate Daum von der Zeitschrift „Finanztest“ nicht für die beste Lösung. Zum einen sei die gemischte Ablage mit weniger Aufwand verbunden, sagt Renate Daum von der Zeitschrift „Finanztest“. Zum anderen sei noch unklar, welche Geräte in der Zukunft die heute verwendeten Formate lesen könnten.

Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrungsfrist: Heirats- und Sterbeurkunden

Unkompliziert ist da die Schatzkiste, die Rita Schilke manchen Kunden empfiehlt. „Irgendwas hat man immer, was man gerne für immer aufbewahren möchte“, sagt sie. „Entweder man sammelt das wirklich in einer Art Schatzkiste oder man legt einen Ordner „Erinnerungen“ an. Ich würde aber wirklich nicht jeden Brief der Freundin aufheben, sondern das, was man immer bei sich haben möchte.“

Manche Dokumente begleiten einen sogar sehr lange. Zum Beispiel die Geburts­urkunde, das Stammbuch, Heirats- und Scheidungs­urkunden sowie die Sterbe­urkunden von Verwandten. „Es kann zum Beispiel sein, dass man beim Tod der Mutter die Heirats­urkunde für die Erstellung der Sterbe­urkunde und des Erbscheins vorlegen muss“, erklärt Renate Daum. Unbegrenzt aufheben sollte man außerdem Abschluss­zeugnisse, sagt sie: „Die braucht man für Bewerbungen und um gegebenenfalls für die Rente Ausbildungs­zeiten nach­zuweisen.“

Verheirateten rät sie außerdem, den Kontoauszug aufzubewahren, aus dem der Kontostand am Tag der Ehe­schließung hervorgeht. „Im Fall der Trennung kommt es beim Normalfall, der Zugewinn­gemein­schaft, darauf an, welches Vermögen ich in die Ehe eingebracht habe“, sagt Renate Daum. „Bei einer lang­jährigen Ehe hat die Bank darüber eventuell keine Nachweise mehr und ich kann nicht mehr nachweisen, was ich am Stichtag hatte.“

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Viele Ansprüche verjähren nach drei Jahren

Viele andere Unterlagen kann man dagegen nach drei Jahren mit gutem Gewissen entsorgen. Denn dann verjähren Ansprüche regelmäßig, erklärt die Verbraucher­zentrale Rheinland-Pfalz. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalender­jahres. So können Handwerker etwa die Zahlung für eine Rechnung aus dem Jahr 2017 ohne weiteres bis zum 31. Dezember 2020 geltend machen. Rechnungen sollten bis zum Ende dieser Verjährungs­frist aufbewahrt werden, raten die Verbraucher­schützer.

Wer Konto­auszüge drei Jahre lang aufhebt, kann zudem nachweisen, dass Rechnungen rechtzeitig gezahlt wurden, so Renate Daum. Viele Kassenbons kann man dagegen schnell entsorgen. Ausnahmen: „Was ich bei der Steuer absetzen will, muss ich aufheben. Zum Beispiel, wenn ich Frei­berufler bin und etwas gekauft habe. Dann muss ich die Belege zehn Jahre lang vorlegen können“, sagt Renate Daum. „Kassenbons auf Thermo­papier würde ich sicherheits­halber kopieren, weil sie mit der Zeit verblassen.“

Aufheben könne man auch Kassen­belege teurer Produkte, für die die zweijährige Gewähr­leistungs­frist oder eine Garantie des Händlers noch läuft. Falls sie Schaden nehmen oder gestohlen werden, kann man so gegenüber der Hausrat­versicherung den Kauf nachweisen.

Ordner hinten aufschlagen und aussortieren

„Als Faustregel gilt: Alles, was noch nicht abgeschlossen ist, sollte man aufheben“, so Renate Daum. Also etwa Versicherungs­unterlagen oder den Mietvertrag, solange es noch gegen­seitige Forderungen geben kann. „Normalerweise ist zum Beispiel die Neben­kosten­abrechnung für das laufende Jahr noch offen.“ Damit die Unterlagen­sammlung daheim trotzdem nicht über den Kopf wächst, rät Renate Daum, regelmäßig die Unterlagen durch­zu­gehen.

Wer wie viele Menschen neue Dokumente oben in den Ordner legt, schlägt dafür den Ordner ganz hinten auf, empfiehlt Rita Schilke. „Da sind meist ganz alte Sachen, die man sofort aus­sortieren kann. So kommt man in Schwung und ist motiviert, dran­zubleiben und weiter­zumachen.“ Statt „den ganzen Papierkram“ auf einmal erledigen zu wollen und dann frustriert abzubrechen, setze man sich besser kleine Ziele und lege für sich einen Termin fest, an dem man den nächsten Teil angeht.

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Unterlagen für den Notfall

Bei der Gelegenheit kann man auch einen Notfall­ordner anlegen, falls noch nicht geschehen. „Das kann auch eine Tasche oder ein Koffer sein, Hauptsache, jeder findet und erkennt ihn schnell, wenn wirklich etwas passiert“, sagt Rita Schilke. Hinein gehören die Patienten­verfügung, Vorsorge­vollmacht und Testament sowie eine Liste der Versicherungen, Bankkonten und wichtigen Verträge - „zum Beispiel hohe Kredite“.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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