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Arbeitsrecht | 11.11.2019

Dienstplan-App

Moderne Arbeitsplan­gestaltung: Wenn eine App den Dienstplan organisiert

Worauf zu achten ist, wenn die App den Zettel ablöst

Dienstplan-Apps sind praktisch und beheben so manches Kommunikations­problem. Doch die digitalen Helfer haben auch Fallstricke.

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Wer im Schicht­dienst arbeitet, kennt die Situation: Es bedarf vieler Absprachen, doch am Ende wird der Dienstplan kaum allen Wünschen gerecht. Verschärft wird das Problem durch immer flexiblere und vielfältigere Arbeits­modelle, die den Abstimmungs­bedarf steigen lassen.

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die Unternehmen Dienstplan-Apps zur Verfügung stellen. Sie heißen etwa Papershift, Shyftplan und Planday und sollen die moderne Arbeitsplan­gestaltung einfacher und schneller machen. Die digitalen Planungs­tools sind aber mit neuen Heraus­forderungen verbunden.

Grund­sätzlich können solche Apps vieles erleichtern, sagt der Arbeits­psychologe Gottfried Müller, der Unternehmen zur Arbeitszeit­gestaltung berät. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter aufgrund versetzter Schichten keine Möglichkeit haben, sich persönlich abzustimmen.

Leichtere Kommunikation

So ermöglichen etwa die digitalen Tausch­börsen der Apps den Kollegen, sich darüber abzustimmen, wer wem welchen Dienst abnimmt. Schichten können getauscht werden, ohne dass die Kommunikation im endlosen Telefon-Pingpong aus dem Ruder läuft.

Handelt es sich um eine App, die über eine Dokumentations­funktion verfügt, lässt sich laut Arbeits­psychologe Gottfried Müller Streit verhindern. Denn durch die Funktion sei für jeden nachvollziehbar, wer wann wo gearbeitet hat. „Die Transparenz steigt. Das klärt schon im Vorfeld so manches Gerechtigkeits­thema.“

Dem Experten zufolge kann noch ein weiteres Kommunikations­hemmnis beseitigt werden: „Die Mitarbeiter sind nicht mehr abhängig davon, immer mit einer Bitte zum Dienst­planer zu gehen, sondern können nach entsprechend vereinbarten Regeln die Dinge selbst eingeben. Und das können sie immer und von überall aus tun.“

Kein guter Dienstplan ohne vorab festgelegte Regeln

Ohne feste Regeln könne die automatische Dienst­plan­erstellung allerdings problematisch werden, warnt der Arbeits­psychologe. Das gilt sowohl für die Tausch­börsen als auch für die Funktion der auto­matischen Vorschlags­planung, bei dem ein Raster erstellt wird, nach dem Schichten verteilt werden dürfen. „Die Technik dafür wird immer besser. Doch der automatische Dienstplan ist immer nur so gut wie die Parameter, die ich da eingegeben habe.“

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Nicht alles was möglich ist, ist auch erlaubt

Klar definierte Regeln bedarf es auch hinsichtlich der neuen Möglichkeit, Dienst­pläne in Echtzeit zu ändern und zu kommunizieren. Denn nicht alles, was die Apps können, sei erlaubt, erklärt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeits­recht in Berlin. „Jetzt hat man die neue Welt mit den Apps. Da ist es für den Arbeitgeber natürlich total verlockend zu sagen: „Komm mal nicht morgen, sondern in drei Tagen.“

Doch kann ein Personal­planer Schichten beliebig schieben, bloß weil es die Dienstplan-App ermöglicht? Praktisch gäbe es das alles mittlerweile. Das ändere aber nichts an alten Spielregeln, erklärt der Fachanwalt und verweist auf eine Vorschrift im Teilzeit- und Befristungs­gesetz, die Arbeit auf Abruf regelt.

Demnach muss ein Arbeitgeber eine Ankündigungs­frist von vier Tagen einhalten. „Wenn der Arbeit­nehmer eine feste Planung haben möchte, dann kann er das heute auch immer noch verlangen. Ob er sich dabei einen Gefallen tut, ist eine andere Frage“, so Rechtsanwalt Meyers Einschätzung.

Arbeitsrechtliche Vorgaben müssen hinterlegt werden

Arbeits­rechtliche Vorgaben in der Dienstplan-Applikation zu hinterlegen, ist Aufgabe des Personal­planers. So weiß nicht jede App, wie viele Nacht­schichten zulässig sind, oder welche Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie kann aber dabei unterstützen, die rechtlichen und team­spezifischen Parameter mit dem Personal­bedarf in Einklang zu bringen und so eine gute Abstimmung im Team ermöglichen.

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Ständige Verfügbarkeit ist auch eine Frage der Kultur

Während manche es praktisch finden, immer sofort zu erfahren, wenn sich etwas im Dienstplan ändert, fühlen andere sich überfordert: Die Aussicht, dass jederzeit eine Aktualisierung auf dem Display aufleuchten kann, gefällt nicht jedem. Müssen Arbeit­nehmer überhaupt jederzeit, also auch am Wochenende, in die App schauen?

Letztendlich sei das vorrangig eine kulturelle Frage, sagt Rechtsanwalt Peter Meyer. Unter­schiedliche Unternehmen und Teams haben dazu verschiedene Vorstellungen oder Gewohnheiten. Insbesondere bei Fragen der ständigen Verfügb­arkeit bewege man sich zurzeit in rechtlichen Grauzonen, so die Einschätzung des Arbeits­rechtlers.

Gerade wenn es keine regel­mäßigen Schichten gibt, wie etwa im Hotellerie- oder Gaststätten­sektor, könne die Dienst­planung zur „Waffe“ werden, sagt Christoph Schink, Referats­leiter Gastgewerbe der Gewerk­schaft Nahrung-Genuss-Gaststätten.

Er erzählt von einem Fall, bei dem ein Liefer­dienst ein automatisches Dienst­plan­system einführte. Dessen Algorithmus sortierte Mitarbeiter nach Leistung. Die schnellsten Mitarbeiter durften sich demnach zuerst für neue Schichten eintragen. Durch die Wahl eines Betriebs­rates konnte dieses Vorgehen beendet werden.

Probleme anspreche - aber richtig

Fühlt man sich bei der Dienst­planung ungerecht behandelt, hilft es zunächst, die Fakten sachlich zu benennen, erklärt der Arbeits­psychologe Gottfried Müller. „Das Entscheidende ist, das eigene Bedürfnis zu kommunizieren, ohne einen Vorwurf zu äußern.“ Ansonsten seien Recht­fertigungen vor­programmiert.

„Dabei ist es wichtig, ganz klar zu sagen, was die Fakten sind, und was das für mich als Arbeit­nehmer emotional bedeutet. Dann kann ich durchaus sagen: „Es ärgert mich, dass ich so viele Samstage arbeiten muss.“ Der Arbeits­psychologe Gottfried Müller empfiehlt, konkrete Bitten zu äußern, zum Beispiel Samstage künftig gerechter zu verteilen.

Hilft das nichts, kann man auf Bewährtes zurück­greifen. Damit Algorithmen und automatisch generierte Dienst­pläne künftig nicht den Takt vorgeben, können Arbeit­nehmer etwa, falls vorhanden, den Betriebsrat oder die Gewerk­schaft einschalten.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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