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Arbeitsrecht | 11.11.2019

Dienstplan-App

Moderne Arbeitsplan­gestaltung: Wenn eine App den Dienstplan organisiert

Worauf zu achten ist, wenn die App den Zettel ablöst

Dienstplan-Apps sind praktisch und beheben so manches Kommunikations­problem. Doch die digitalen Helfer haben auch Fallstricke.

Wer im Schicht­dienst arbeitet, kennt die Situation: Es bedarf vieler Absprachen, doch am Ende wird der Dienstplan kaum allen W√ľnschen gerecht. Versch√§rft wird das Problem durch immer flexiblere und vielf√§ltigere Arbeits­modelle, die den Abstimmungs­bedarf steigen lassen.

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die Unternehmen Dienstplan-Apps zur Verf√ľgung stellen. Sie hei√üen etwa Papershift, Shyftplan und Planday und sollen die moderne Arbeitsplan­gestaltung einfacher und schneller machen. Die digitalen Planungs­tools sind aber mit neuen Heraus­forderungen verbunden.

Grund­s√§tzlich k√∂nnen solche Apps vieles erleichtern, sagt der Arbeits­psychologe Gottfried M√ľller, der Unternehmen zur Arbeitszeit­gestaltung ber√§t. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter aufgrund versetzter Schichten keine M√∂glichkeit haben, sich pers√∂nlich abzustimmen.

Leichtere Kommunikation

So erm√∂glichen etwa die digitalen Tausch­b√∂rsen der Apps den Kollegen, sich dar√ľber abzustimmen, wer wem welchen Dienst abnimmt. Schichten k√∂nnen getauscht werden, ohne dass die Kommunikation im endlosen Telefon-Pingpong aus dem Ruder l√§uft.

Handelt es sich um eine App, die √ľber eine Dokumentations­funktion verf√ľgt, l√§sst sich laut Arbeits­psychologe Gottfried M√ľller Streit verhindern. Denn durch die Funktion sei f√ľr jeden nachvollziehbar, wer wann wo gearbeitet hat. „Die Transparenz steigt. Das kl√§rt schon im Vorfeld so manches Gerechtigkeits­thema.“

Dem Experten zufolge kann noch ein weiteres Kommunikations­hemmnis beseitigt werden: „Die Mitarbeiter sind nicht mehr abh√§ngig davon, immer mit einer Bitte zum Dienst­planer zu gehen, sondern k√∂nnen nach entsprechend vereinbarten Regeln die Dinge selbst eingeben. Und das k√∂nnen sie immer und von √ľberall aus tun.“

Kein guter Dienstplan ohne vorab festgelegte Regeln

Ohne feste Regeln k√∂nne die automatische Dienst­plan­erstellung allerdings problematisch werden, warnt der Arbeits­psychologe. Das gilt sowohl f√ľr die Tausch­b√∂rsen als auch f√ľr die Funktion der auto­matischen Vorschlags­planung, bei dem ein Raster erstellt wird, nach dem Schichten verteilt werden d√ľrfen. „Die Technik daf√ľr wird immer besser. Doch der automatische Dienstplan ist immer nur so gut wie die Parameter, die ich da eingegeben habe.“

Nicht alles was möglich ist, ist auch erlaubt

Klar definierte Regeln bedarf es auch hinsichtlich der neuen M√∂glichkeit, Dienst­pl√§ne in Echtzeit zu √§ndern und zu kommunizieren. Denn nicht alles, was die Apps k√∂nnen, sei erlaubt, erkl√§rt Peter Meyer, Fachanwalt f√ľr Arbeits­recht in Berlin. „Jetzt hat man die neue Welt mit den Apps. Da ist es f√ľr den Arbeitgeber nat√ľrlich total verlockend zu sagen: „Komm mal nicht morgen, sondern in drei Tagen.“

Doch kann ein Personal­planer Schichten beliebig schieben, blo√ü weil es die Dienstplan-App erm√∂glicht? Praktisch g√§be es das alles mittlerweile. Das √§ndere aber nichts an alten Spielregeln, erkl√§rt der Fachanwalt und verweist auf eine Vorschrift im Teilzeit- und Befristungs­gesetz, die Arbeit auf Abruf regelt.

Demnach muss ein Arbeitgeber eine Ank√ľndigungs­frist von vier Tagen einhalten. „Wenn der Arbeit­nehmer eine feste Planung haben m√∂chte, dann kann er das heute auch immer noch verlangen. Ob er sich dabei einen Gefallen tut, ist eine andere Frage“, so Rechtsanwalt Meyers Einsch√§tzung.

Arbeitsrechtliche Vorgaben m√ľssen hinterlegt werden

Arbeits­rechtliche Vorgaben in der Dienstplan-Applikation zu hinterlegen, ist Aufgabe des Personal­planers. So wei√ü nicht jede App, wie viele Nacht­schichten zul√§ssig sind, oder welche Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie kann aber dabei unterst√ľtzen, die rechtlichen und team­spezifischen Parameter mit dem Personal­bedarf in Einklang zu bringen und so eine gute Abstimmung im Team erm√∂glichen.

St√§ndige Verf√ľgbarkeit ist auch eine Frage der Kultur

W√§hrend manche es praktisch finden, immer sofort zu erfahren, wenn sich etwas im Dienstplan √§ndert, f√ľhlen andere sich √ľberfordert: Die Aussicht, dass jederzeit eine Aktualisierung auf dem Display aufleuchten kann, gef√§llt nicht jedem. M√ľssen Arbeit­nehmer √ľberhaupt jederzeit, also auch am Wochenende, in die App schauen?

Letztendlich sei das vorrangig eine kulturelle Frage, sagt Rechtsanwalt Peter Meyer. Unter­schiedliche Unternehmen und Teams haben dazu verschiedene Vorstellungen oder Gewohnheiten. Insbesondere bei Fragen der st√§ndigen Verf√ľgb­arkeit bewege man sich zurzeit in rechtlichen Grauzonen, so die Einsch√§tzung des Arbeits­rechtlers.

Gerade wenn es keine regel­m√§√üigen Schichten gibt, wie etwa im Hotellerie- oder Gastst√§tten­sektor, k√∂nne die Dienst­planung zur „Waffe“ werden, sagt Christoph Schink, Referats­leiter Gastgewerbe der Gewerk­schaft Nahrung-Genuss-Gastst√§tten.

Er erz√§hlt von einem Fall, bei dem ein Liefer­dienst ein automatisches Dienst­plan­system einf√ľhrte. Dessen Algorithmus sortierte Mitarbeiter nach Leistung. Die schnellsten Mitarbeiter durften sich demnach zuerst f√ľr neue Schichten eintragen. Durch die Wahl eines Betriebs­rates konnte dieses Vorgehen beendet werden.

Probleme anspreche - aber richtig

F√ľhlt man sich bei der Dienst­planung ungerecht behandelt, hilft es zun√§chst, die Fakten sachlich zu benennen, erkl√§rt der Arbeits­psychologe Gottfried M√ľller. „Das Entscheidende ist, das eigene Bed√ľrfnis zu kommunizieren, ohne einen Vorwurf zu √§u√üern.“ Ansonsten seien Recht­fertigungen vor­programmiert.

„Dabei ist es wichtig, ganz klar zu sagen, was die Fakten sind, und was das f√ľr mich als Arbeit­nehmer emotional bedeutet. Dann kann ich durchaus sagen: „Es √§rgert mich, dass ich so viele Samstage arbeiten muss.“ Der Arbeits­psychologe Gottfried M√ľller empfiehlt, konkrete Bitten zu √§u√üern, zum Beispiel Samstage k√ľnftig gerechter zu verteilen.

Hilft das nichts, kann man auf Bew√§hrtes zur√ľck­greifen. Damit Algorithmen und automatisch generierte Dienst­pl√§ne k√ľnftig nicht den Takt vorgeben, k√∂nnen Arbeit­nehmer etwa, falls vorhanden, den Betriebsrat oder die Gewerk­schaft einschalten.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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