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Arbeitsrecht | 15.05.2023

Dienstreise­kosten

Muss ich die Kosten für eine Dienstreise vorstrecken?

Was gilt, wenn Arbeit­nehmer die Kosten vorstrecken

Eine Dienstreise steht an. Das kann auch heißen, dass Flug- oder Bahntickets gebucht werden müssen.

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Lange Zeit fanden sie kaum statt. Jetzt gehören Geschäfts­reisen für manche Arbeit­nehmer wieder regelmäßig zum Job - und mit ihnen Bahnfahrten, Flüge oder Hotel­übernachtungen. Die Kosten dafür vorzustrecken kann ins Geld gehen. Doch müssen Arbeit­nehmerinnen und Arbeit­nehmer das überhaupt?

Grundsätzlich gilt

Der Arbeitgeber muss dem Arbeit­nehmer alle Kosten einer Dienstreise erstatten. Dazu gehören nicht nur Fahrtkosten und Über­nachtungs­kosten, sondern auch Versicherungs­kosten und der Mehraufwand für die Verpflegung. „Das bedeutet auch, dass der Arbeit­nehmer einen angemessenen Vorschuss verlangen kann“, so der Fachanwalt für Arbeits­recht Alexander Bredereck. Und wer gar nichts vorstrecken möchte, kann vom Arbeitgeber auch nicht dazu gezwungen werden.

Eine Ausnahme gibt es aber

Ist man bereits unterwegs und es fallen unerwartete Kosten an, etwa weil das Bahnticket teurer ist als erwartet, wird man die Dienstreise nicht einfach abbrechen können, sagt Bredereck. In diesem Fall müssten Arbeit­nehmer die Mehrkosten vorschießen.

Belege müssen vorgelegt werden

Hat der Arbeit­nehmer Reisekosten vorgestreckt, muss der Arbeitgeber diese in angemessener Frist erstatten. Arbeit­nehmer müssen dafür im Rahmen der Abrechnung die entsprechenden Belege vorlegen. Eine feste Frist für die Erstattung gibt es allerdings nicht.

Fachanwalt Bredereck rät Arbeit­gebern diese im eigenen Interesse zügig vorzunehmen. In vielen Unternehmen, in denen Mit­arbeiterinnen und Mitarbeiter häufig reisen, seien die Regelungen hierfür zudem in einer Reisekosten­richtlinie oder in einer entsprechenden Betriebs­vereinbarung verbindlich festgelegt.

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Quelle: dpa/DAWR/ab
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