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Wohneigentumsrecht | 19.11.2018

Virtuelle Eigentümer­versammlung

Realität oder Zukunfts­musik: Die virtuellen Eigentümer­versammlungen

Ein Überblick darüber, was online möglich ist - und was nicht

Die Digitalisierung verändert viele Bereiche - sie macht auch vor Wohnungs­eigentümer­gemeinschaften nicht halt. Doch genau da gibt es Grenzen: Die Mitglieder dürfen zwar per E-Mail kommunizieren, virtuelle Jahres­treffen sind jedoch umstritten.

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Statt in Akten­ordnern zu verstauben, liegen die Teilungs­erklärungen auf dem Server der Haus­verwaltung - und sind jederzeit abrufbar. Statt sich direkt vor Ort zu treffen, tauschen sich die Eigentümer virtuell aus. Jedes Mitglied der Wohnungs­eigentümer­gemeinschaft (WEG) kann an der Versammlung teilnehmen - von zu Hause aus, aus dem Büro oder aus dem Urlaub. Technisch ist das möglich. Doch nicht nur das WEG-Gesetz, das aus dem Jahr 1951 stammt, setzt Wohnungs­besitzern Grenzen.

E-Mails - spart Arbeit, Kosten und Papier

Sie gehören zum Alltag wie früher das Briefe­schreiben. Das gilt auch für die WEG und ihre Verwaltung - sie verschicken die Hausordnung an den neuen Mieter oder den Wirtschafts­plan an die Eigentümer elektronisch. Das geht schnell. Zudem sind die Unterlagen für die WEG-Mitglieder immer und überall verfügbar.

Die Verwaltung spart Arbeit, Kosten und Papier. Das macht sich etwa bei der Einladung zur jährlichen Eigentümer­versammlung bemerkbar, wenn alle notwendigen Unterlagen verschickt werden müssen: „Bei 200 Eigentümern fallen 2000 bis 3000 Blatt Papier an“, sagt Thomas Meier, Präsident des Bundesfach­verbands der Immobilien­verwalter.

Eigentümer kann digitale Nachrichten ablehnen

Die Kommunikation per E-Mail setzt voraus, dass der einzelne Eigentümer einverstanden ist. So verlangt es der Datenschutz. Lehnt ein Eigentümer digitale Nachrichten ab, muss er die Informationen weiterhin ganz klassisch analog per Brief bekommen. Niemand dürfe von wichtigen Unterlagen ausgeschlossen sein, nur weil er keinen PC habe, so Sabine Feuersänger vom Verband Wohnen im Eigentum.

Auch vermietende Eigentümer, die mit ihren Mietern per E-Mail austauschen wollen, brauchen im Prinzip deren Erlaubnis. Außer der Mieter hat die Kommunikation selbst elektronisch begonnen.

Messenger aus Datenschutzgründen nicht empfehlenswert

Von einem Austausch über Messenger Apps raten Thomas Meier, Präsident des Bundesfach­verbands der Immobilien­verwalter und Sabine Feuersänger vom Verband Wohnen im Eigentum eher ab. Das gilt insbesondere, wenn es um offizielle Dinge geht, etwa um Informationen aus der WEG-Versammlung, da es sich dabei dem Gesetz zufolge um nicht-öffentliche Veranstaltungen handelt. Wollen Eigentümer Messenger Dienste dennoch zum privaten Austausch nutzen, sollten sie darauf achten, dass diese verschlüsselt sind und sie nicht mit der europäische Daten­schutz-Grund­verordnung (DSGVO) in Konflikt geraten, die seit Mai 2018 gilt. Zumal sich die Daten­schutz­bestimmungen der einzelnen Anbieter sowie die Gesetze der einzelnen Länder stark unter­scheiden können. Der Server sollte beispiels­weise in Europa stehen.

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Fehlende Dokumente im Kundenportal herunterladen

Die Steuer­erklärung steht an - und ausgerechnet dann ist die Jahres­abrechnung der Haus­verwaltung spurlos verschwunden. Wie praktisch wäre es, wenn Eigentümer dann das Dokument einfach aus dem Kunden­portal der Verwaltung herunterladen könnten. Das ist möglich, wenn die Verwaltung eine Art Newsroom eingerichtet hat.

Dort kann sie neben der Jahres­abrechnung auch die Haus- und Gemein­schafts­ordnung, Teilungs­erklärung, Wirtschafts­plan, Energie­ausweis und Angebote von Handwerkern sowie Miet­verträge aus der Sonder­verwaltung hinterlegen.

Newsroom durch Passwort geschützt

Der Zugriff auf den geschützten Bereich erfolgt mit einem Passwort, das jeder Nutzer bekommen kann. „Eigentümer und Verwalter sprechen das ab“, sagt Thomas Meier, Präsident des Bundesfach­verbands der Immobilien­verwalter. Das Einrichten des Newsrooms sei ein Service­angebot - dafür sei kein Beschluss der Eigentümer­versammlung nötig. Online-affine Wohnungs­besitzer steht es frei, diese Idee anzuregen. Wer mitmacht, bekommt ein Passwort, die anderen Post.

Online-Eigentümerversammlungen technisch unproblematisch

Technisch sind Online-Eigentümer­treffen kein Problem. Web-Konferenzen über PC, Tablet und Smartphone kennen viele bereits aus dem Job. Sie sparen häufig Zeit und Anreisewege -Teilnehmer kommen so einfacher zusammen. Von diesen Vorteilen könnte auch eine WEG profitieren, deren Jahres­treffen oft dünn besucht ist.

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Virtuelle Versammlungen im Gesetz nicht vorgesehen

Ob Eigentümer­gemeinschaften virtuelle Versammlungen abhalten dürfen, ist rechtlich stark umstritten. Im WEG-Gesetz stehe dazu nichts. Als das Gesetz in den 1950er Jahren entstand, gab es das Thema nicht, so Sabine Feuersänger. Und was nicht im Gesetz steht, ist nach Ansicht der meisten Juristen auch nicht erlaubt.

Telefonkonfrenz keine Versammlung

Der Dachverband Deutscher Immobilien­verwalter stützt sich hier auf ein Urteil des Amts­gerichts Königstein aus dem Jahr 2007. Demnach ist eine Telefon­konferenz keine Versammlung (Az.: 27 C 955/07). Eine Sprecherin führt als weiteres Argument den Gesetzes­text an. In diesem sei bei Mehrheits­beschlüssen von „er­schienenen stimm­berechtigten Eigentümern“ die Rede (Paragraf 25, Absatz III, WEG. „Erscheinen“ wird mit „körperlich präsent“ übersetzt.

Nach Ansicht von Sabine Feuersänger vom Verband Wohnen im Eigentum kann die WEG dennoch entscheiden, ob sie sich künftig online oder analog treffen wolle. Mit dem Risiko, dass ein solcher Beschluss einem Eigentümer „nicht passe“ und er diesen anfechtet. Dann landet die Sache unter Umständen vor Gericht.

Video- und Telefonkonfrenzen bei Verankerung in Gemeinschaftsordnung zulässig

Die Einführung von Video- und Telefon­konferenzen hält Thomas Meier, Präsident des Bundesfach­verbands der Immobilien­verwalter für zulässig und machbar. Aber nur, wenn die WEG dies in der Gemein­schafts­ordnung verankere. Dies müssten alle Eigentümer vereinbaren und beim Notar unterschreiben. Dafür können sie „per Beschluss den Verwalter ermächtigen, dass er die Vereinbarung aufsetze und zum Notar bringt.

Er räumt aber ein, dass er keine WEG kenne, die das gemacht habe. Um rechtlich auf Nummer sicher zu gehen, rät Feuersänger, die analoge Zusammen­kunft beizubehalten. Schließlich gehe es auch um das Miteinander. Ob die geplante Änderung des WEG-Gesetzes den digitalen Fortschritt berücksichtigt, ist bislang noch offen.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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