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Datenschutzrecht | 24.04.2018

EU-Datenschutz­grund­verordnung

Stichtag 25. Mai 2018:Was Selbstständige über die neue Daten­schutz­verordnung wissen müssen

Die neuen Datenschutz-Regeln und wichtige Tipps dazu im Überblick

Die Abkürzung ist unhandlich, die Inhalte unübersichtlich: Die neue EU-Datenschutz­grund­verordnung sorgt nicht nur wegen ihres Namens für Verwirrung. Für Selbstständige bedeutet das neue Gesetz zwar etwas Arbeit - vor allem dürfen sie sich aber nicht verunsichern lassen.

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Spätestens bis zum 25. Mai müssen Selbstständige ihre Haus­aufgaben in Sachen Datenschutz erledigen. Denn dann tritt endgültig die neue EU-Datenschutz­grund­verordnung (DSGVO) in Kraft, mit Auswirkungen nicht nur auf große Unternehmen. Auch Frei­berufler oder Gewerbe­treibende sind davon betroffen - zumindest, wenn sie Kundendaten sammeln und speichern. Und das tun vom Grafik-Designer bis zum Fliesen­leger fast alle.

Nicht in Panik verfallen

Gerade für Kleinst­unternehmer ist vielleicht der wichtigste Ratschlag: Nicht in Panik verfallen. Denn viele Änderungen der DSGVO, die jetzt diskutiert werden, betreffen sie gar nicht: Einen Daten­schutz­beauftragten braucht zum Beispiel nur jedes Unternehmen, in dem zehn oder mehr Mitarbeiter ständig mit Kundendaten zu tun haben. „Im Kern ist da wirklich sehr wenig neu, gerade für kleine Betriebe“, sagt Markus Peifer vom Zentral­verband des Deutschen Handwerks (ZDH). Allerdings sagt der Datenschutz­experte auch: „Das heißt aber nicht, dass die Betriebe sich einfach zurück­lehnen können. Jeder Betrieb muss schon genau prüfen, welche Pflichten für ihn relevant sind und welche nicht.“

Kunden informieren

Kümmern müssen sich Selbstständige vor allem um die sogenannte Informations­pflicht. Anders gesagt: Jeder Kunde hat das Recht darauf, zu erfahren, was jemand über ihn weiß und was mit diesen Informationen passiert. Markus Peifer rät seinen Verbands­mitgliedern daher, proaktiv zu informieren - mit einem Standard­schreiben, das Kunden zum Beispiel zusammen mit der Auftrags­bestätigung erhalten. Personen­bezogene Daten sind dabei fast alle Infos, vom Namen über die Adresse bis zur Handynummer. Und etwa bei Handwerkern, die Bäder sanieren, kann sogar die Größe des Kunden-Badezimmers zu diesen Daten gehören.

Daten sichern

Da es den Informations­anspruch gibt, müssen auch

Selbstständige und Klein­betriebe Kundendaten sauber ablegen. „Es braucht da eine gewisse Ordnung, damit ich mir im Zweifel einen Überblick verschaffen kann“, sagt Manteo Eisenlohr, Fachanwalt für Arbeits­recht und Datenschutz-Experte. Zudem müssen die Daten vor Hackern und anderen Langfingern geschützt sein. Wirklich neu ist das zwar nicht - geht etwas schief, sind die Bußgelder nach der DSGVO aber teils deutlich höher als bisher.

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An Mitarbeiter denken

Was für Kunden gilt, gilt im Wesentlichen auch für Angestellte. Auch die dürfen mit der DSGVO erfahren, was ihr Arbeitgeber über sie speichert. Und das ist oft deutlich umfassender als bei Kunden. Ein Beispiel dafür sind die Tankbelege beim Dienstwagen, so Rechtsanwalt Manteo Eisenlohr: „Damit können Sie im Prinzip ein Bewegungs­profil Ihrer Mitarbeiter erstellen.“ Wichtig ist das, weil die DSGVO einen „risiko­basierten Ansatz“ verfolgt, wie Markus Peifer erklärt. Grob heißt das: Je sensibler die Information, desto sorgfältiger muss der Umgang damit sein.

Löschen, wenn es sein muss:

Gesammelt und gespeichert werden dürfen Daten nach der DSGVO nur noch, wenn es nötig ist. Braucht jemand die Daten nicht mehr, muss er sie löschen. Bis es wirklich soweit ist, kann aber einige Zeit vergehen. Gewerbe­treibende müssen Kunden- und Auftrags­daten zum Beispiel für die Gewähr­leistung und die Steuer aufbewahren. Was der Arbeitgeber wie lange aufbewahren darf, ist auch nach den neuen Regeln nicht immer klar. Wie ist es zum Beispiel mit Krank­schreibungen? „Da wird man jetzt die Rechtsprechung abwarten müssen“, sagt Rechtsanwalt Eisenlohr.

Nicht verunsichern lassen

Alle müssen sich kümmern, Hexerei ist die Umsetzung der DSGVO für Klein­unternehmer aber nicht - da sind sich die Experten einig. Trotzdem bekommen Selbstständige gerade viel Post, die anderes behauptet: „Da wird viel mit Angst gearbeitet“, sagt Markus Peifer. „Es gibt natürlich nicht wenige, die einen neuen Beratungs­markt wittern.“

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Nicht auf Abzocker reinfallen

Mittel­seriöse Berater sind das eine, richtige Abzocker das andere. Denn rund um neue Regelungen wie die DSGVO gibt es oft Trittbrett­fahrer, die nach echten oder vermeintlichen Rechts­verstößen fahnden und dann teure Anwaltspost schicken. „Ich glaube aber eher nicht, dass das diesmal auch passiert“, sagt Markus Peifer. Dafür sei es nur anhand einer Webseite und ohne weitere Kenntnisse über den Betrieb zu schwierig, Verstöße aufzustöbern. Sollte es doch passieren, gilt auch hier: Ruhe bewahren, eventuell Hilfe holen - aber auf keinen Fall sofort Geld überweisen.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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