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Verbraucherrecht und Versicherungsrecht | 20.04.2022

Aufbewahrung von Unterlagen

Wann Versicherungs­unterlagen in den Müll können

Grund­sätzlich sollten Unterlagen für die Dauer der Vertrags­laufzeit aufgehoben werden

Bei manchen türmen sich die Versicherungs­unterlagen zu einem Stapel, bei anderen liegen sie fein säuberlich sortiert im Akten­schrank. Vorschnell die Papiere zu entsorgen, ist zumeist nicht ratsam.

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Im Laufe der Jahre kommt so einiges an Versicherungs­unterlagen zusammen. Irgendwann stellen sich wohl viele die Frage: Was von all den Papieren weiter aufbewahren, was entsorgen? Dabei gilt ein einfaches Prinzip. „Versicherungs­unterlagen sollten Grund­sätzlich für die Dauer des Versicherungs­vertrages aufbewahrt werden“, sagt Peter Schwark vom Gesamt­verband der Deutschen Versicherungs­wirtschaft (GDV) mit Sitz in Berlin. Zu diesen Unterlagen zählen: Versicherungs­antrag, Versicherungs­schein und alle Nachträge, außerdem Versicherungs­bedingungen und Änderungs­mitteilungen.

„Statt der Rechnung reicht ein Kontoauszug als Nachweis, dass die Versicherungs­beiträge bezahlt wurden“, erklärt Elke Weidenbach von der Verbraucher­zentrale Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf.

Produktinformationsblatt bietet einen schnellen Überblick

Der Verbraucher­schützerin zufolge braucht man das Produkt­informations­blatt und die Kunden­informationen ebenfalls nicht zwingend aufzubewahren, „sie helfen aber beim schnellen Überblick“.

Daneben empfiehlt es sich, zum Beispiel bei Kranken-, Renten-, Lebens- und Berufs­unfähigkeits­versicherungen auch die Unterlagen mit Angaben zu den Gesundheits­verhältnissen aufzuheben. „So kann man im Zweifels­fall gegenüber der Versicherung nachweisen, dass man von vornherein Angaben zu möglichen Erkrankungen gemacht hat“, so Weidenbach.

Bei Riester-Verträgen rät sie, neben den Vertrags­unterlagen unbedingt auch Konto­auszüge und Stand­mitteilungen aufzubewahren. „Dies hilft bei einem Streit um Zulagen oder dem Riester-Vermögen“, sagt Weidenbach.

Bei einer betrieblichen Alters­versorgung empfiehlt sich, Nachweise wie zum Beispiel den Arbeits­vertrag, die Betriebs­vereinbarung sowie den Auszug aus dem Tarif­vertrag aufzuheben. Da Betriebs­renten oft auch Hinter­bliebene absichern, gilt es, die Unterlagen auch über den Tod des Arbeit­nehmers oder der Arbeit­nehmerin hinaus aufzubewahren.

Vorschriften zur Verjährung im Auge behalten

Private Haftpflicht­versicherungs­unterlagen und Unterlagen zu diversen anderen Policen wie etwa Hausrat­versicherungen sollte man nach Ablauf noch mindestens bis zum Ende der Verjährungs­frist von drei Jahren aufbewahren. Denn: „Begründete Ansprüche können auch noch nach Ende des Vertrages geltend gemacht werden“, sagt GDV-Experte Schwark.

Am wichtigsten bei Versicherungs­unterlagen sind laut Schwark der Versicherungs­schein, also die Police, und der Antrag. Wer sich zum Beispiel das Kapital oder die Rente aus einer Lebens­versicherung auszahlen lassen möchte, muss nachweisen, dass er oder sie bezugs­berechtigt ist. „Die Police gilt dabei als Urkunde, die Auszahlung erfolgt daher in der Regel nur gegen diese Vorlage“, so Schwark.

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Ersatzversicherungsschein im Falle eines Verlusts

Wer seine Police verliert oder im Chaos des Akten­schranks nicht mehr finden kann, sollte umgehend die Versicherung beziehungs­weise die Beraterin oder den Berater kontaktieren. Die Versicherung stellt dann einen Ersatz­versicherungs­schein aus - „allerdings auf Kosten des Kunden“, sagt Schwark.

Ist die Versicherung gekündigt oder der Versicherungs­schutz abgelaufen sowie die in der Regel drei­jährige Verjährungs­frist verstrichen, können die Unterlagen - am besten geschreddert - ins Altpapier. Allerdings: Aus­zahlungen von Renten- und Lebens­versicherungen können auch steuer- und erbrechtlich von Belang sein. „Das allzu vorschnelle Entsorgen der Unterlagen sollte daher gut überlegt sein“, sagt Schwark.

Dokumente zusätzlich elektronisch sichern

Ein Tipp von Verbraucher­schützerin Weidenbach: wichtige Dokumente in elektronischer Form sichern. Auch wenn Rechnungen nicht oder nur eine gewisse Zeit, oft drei Jahre, aufgehoben werden müssen, bietet es sich an, Quittungen von Gegenständen mit hohem Wert zum Beispiel für die Hausrat­versicherung aufzuheben - und zwar idealer­weise sowohl in Papierform als auch digital. „Die Quittungen dienen gegenüber der Versicherung als Wert­nachweise“, so Weidenbach.

Allerdings ist das elektronische Verwalten von Daten auch mit Aufwand verbunden. Aus Sicherheits­gründen ist es nach Angaben von Stiftung Warentest ratsam, sie mehrfach zu kopieren und regelmäßig auf neue Speicher­medien zu übertragen. So lassen sich Verluste am besten vermeiden. Wer sich einen neuen Rechner zulegt, muss sicher­stellen, dass elektronische Daten korrekt übertragen wurden und lesbar bleiben.

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Vorsicht beim Speichern in einer Cloud

Dabei geben Nutzerinnen und Nutzer persönliche Daten aus der Hand. Weil Anbieter häufig im Ausland sitzen, gilt auch kein deutsches Datenschutz­recht. Allerdings: Dokumente sollten niemals ausschließlich elektronisch, sondern auch in Papierform aufbewahrt werden. „So ist man, falls aus irgend­welchen Gründen etwas verloren geht, in den allermeisten Fällen auf der sicheren Seite“, sagt Weidenbach.

Quelle: dpa/DAWR/ab
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