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Im Laufe der Jahre kommt so einiges an Versicherungsunterlagen zusammen. Irgendwann stellen sich wohl viele die Frage: Was von all den Papieren weiter aufbewahren, was entsorgen? Dabei gilt ein einfaches Prinzip. „Versicherungsunterlagen sollten Grundsätzlich für die Dauer des Versicherungsvertrages aufbewahrt werden“, sagt Peter Schwark vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) mit Sitz in Berlin. Zu diesen Unterlagen zählen: Versicherungsantrag, Versicherungsschein und alle Nachträge, außerdem Versicherungsbedingungen und Änderungsmitteilungen.
„Statt der Rechnung reicht ein Kontoauszug als Nachweis, dass die Versicherungsbeiträge bezahlt wurden“, erklärt Elke Weidenbach von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf.
Produktinformationsblatt bietet einen schnellen Ãœberblick
Der Verbraucherschützerin zufolge braucht man das Produktinformationsblatt und die Kundeninformationen ebenfalls nicht zwingend aufzubewahren, „sie helfen aber beim schnellen Ãœberblick“.
Daneben empfiehlt es sich, zum Beispiel bei Kranken-, Renten-, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen auch die Unterlagen mit Angaben zu den Gesundheitsverhältnissen aufzuheben. „So kann man im Zweifelsfall gegenüber der Versicherung nachweisen, dass man von vornherein Angaben zu möglichen Erkrankungen gemacht hat“, so Weidenbach.
Bei Riester-Verträgen rät sie, neben den Vertragsunterlagen unbedingt auch Kontoauszüge und Standmitteilungen aufzubewahren. „Dies hilft bei einem Streit um Zulagen oder dem Riester-Vermögen“, sagt Weidenbach.
Bei einer betrieblichen Altersversorgung empfiehlt sich, Nachweise wie zum Beispiel den Arbeitsvertrag, die Betriebsvereinbarung sowie den Auszug aus dem Tarifvertrag aufzuheben. Da Betriebsrenten oft auch Hinterbliebene absichern, gilt es, die Unterlagen auch über den Tod des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin hinaus aufzubewahren.
Vorschriften zur Verjährung im Auge behalten
Private Haftpflichtversicherungsunterlagen und Unterlagen zu diversen anderen Policen wie etwa Hausratversicherungen sollte man nach Ablauf noch mindestens bis zum Ende der Verjährungsfrist von drei Jahren aufbewahren. Denn: „Begründete Ansprüche können auch noch nach Ende des Vertrages geltend gemacht werden“, sagt GDV-Experte Schwark.
Am wichtigsten bei Versicherungsunterlagen sind laut Schwark der Versicherungsschein, also die Police, und der Antrag. Wer sich zum Beispiel das Kapital oder die Rente aus einer Lebensversicherung auszahlen lassen möchte, muss nachweisen, dass er oder sie bezugsberechtigt ist. „Die Police gilt dabei als Urkunde, die Auszahlung erfolgt daher in der Regel nur gegen diese Vorlage“, so Schwark.
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Ersatzversicherungsschein im Falle eines Verlusts
Wer seine Police verliert oder im Chaos des Aktenschranks nicht mehr finden kann, sollte umgehend die Versicherung beziehungsweise die Beraterin oder den Berater kontaktieren. Die Versicherung stellt dann einen Ersatzversicherungsschein aus - „allerdings auf Kosten des Kunden“, sagt Schwark.
Ist die Versicherung gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen sowie die in der Regel dreijährige Verjährungsfrist verstrichen, können die Unterlagen - am besten geschreddert - ins Altpapier. Allerdings: Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen können auch steuer- und erbrechtlich von Belang sein. „Das allzu vorschnelle Entsorgen der Unterlagen sollte daher gut überlegt sein“, sagt Schwark.
Dokumente zusätzlich elektronisch sichern
Ein Tipp von Verbraucherschützerin Weidenbach: wichtige Dokumente in elektronischer Form sichern. Auch wenn Rechnungen nicht oder nur eine gewisse Zeit, oft drei Jahre, aufgehoben werden müssen, bietet es sich an, Quittungen von Gegenständen mit hohem Wert zum Beispiel für die Hausratversicherung aufzuheben - und zwar idealerweise sowohl in Papierform als auch digital. „Die Quittungen dienen gegenüber der Versicherung als Wertnachweise“, so Weidenbach.
Allerdings ist das elektronische Verwalten von Daten auch mit Aufwand verbunden. Aus Sicherheitsgründen ist es nach Angaben von Stiftung Warentest ratsam, sie mehrfach zu kopieren und regelmäßig auf neue Speichermedien zu übertragen. So lassen sich Verluste am besten vermeiden. Wer sich einen neuen Rechner zulegt, muss sicherstellen, dass elektronische Daten korrekt übertragen wurden und lesbar bleiben.
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Vorsicht beim Speichern in einer Cloud
Dabei geben Nutzerinnen und Nutzer persönliche Daten aus der Hand. Weil Anbieter häufig im Ausland sitzen, gilt auch kein deutsches Datenschutzrecht. Allerdings: Dokumente sollten niemals ausschließlich elektronisch, sondern auch in Papierform aufbewahrt werden. „So ist man, falls aus irgendwelchen Gründen etwas verloren geht, in den allermeisten Fällen auf der sicheren Seite“, sagt Weidenbach.
