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Arbeitsrecht und Steuerrecht | 16.01.2023

Aufbewahrungs­fristen

Welche Dokumente Selbstständige nun entsorgen können

Finanzamt gibt beispiels­weise Aufbewahrungs­fristen von sechs bis zehn Jahren vor

Aktenordner und Papier­stapel bis an die Decke? Selbstständige, die ausmisten wollen, sollten dabei vorsichtig vorgehen. Denn manches Papier­stück muss länger bleiben. Was kann raus?

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Kann das weg? Das dürften sich viele Selbstständige fragen, die ihr Büro zum neuen Jahr gründlich ausmisten wollen - und Ordner voller alter Rechnungen, Quittungen und Belege in den Händen halten. Doch Vorsicht: Beim Aufräumen besser nicht die Aufbewahrungs­fristen vergessen.

Aufbewahrungsfristen beachten

Denn Unterlagen, die zur Steuer­erklärung gehören, müssen beispiels­weise zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Darauf weist das Fachportal Handwerk.com hin. Für 2023 heißt das: Sie dürfen Dokumente und Dateien vernichten, die unter die Zehn-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden.

Unterlagen, die unter die Sechs-Jahres-Frist fallen wie beispiels­weise Auftrags­bücher oder Angebote mit Auftrags­folgen können 2023 dann entsorgt werden, wenn sie bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden. Ob die Unterlagen in Papierform vorhanden sind oder als Dateien auf dem Computer, spielt dabei keine Rolle.

Kein Risiko eingehen

Wann Selbstständige die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt allerdings nicht davon ab, um welches Steuerjahr es darin geht. Entscheidend ist, wann die Dokumente zuletzt bearbeitet wurden.

Die Aufbewahrungs­frist beginne mit Ablauf des Kalender­jahres, in dem das Dokument empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde, so der Steuer­berater Thomas Schroeder aus Hannover gegenüber dem Fachportal.

Übrigens: Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. Wenn bei einer Betriebs­prüfung Unterlagen fehlten, könne die Steuer geschätzt werden, so Schroeder. Und dann auch teurer ausfallen.

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Quelle: dpa/DAWR/ab
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