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Kann das weg? Das dürften sich viele Selbstständige fragen, die ihr Büro zum neuen Jahr gründlich ausmisten wollen - und Ordner voller alter Rechnungen, Quittungen und Belege in den Händen halten. Doch Vorsicht: Beim Aufräumen besser nicht die Aufbewahrungsfristen vergessen.
Aufbewahrungsfristen beachten
Denn Unterlagen, die zur Steuererklärung gehören, müssen beispielsweise zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Darauf weist das Fachportal Handwerk.com hin. Für 2023 heißt das: Sie dürfen Dokumente und Dateien vernichten, die unter die Zehn-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden.
Unterlagen, die unter die Sechs-Jahres-Frist fallen wie beispielsweise Auftragsbücher oder Angebote mit Auftragsfolgen können 2023 dann entsorgt werden, wenn sie bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden. Ob die Unterlagen in Papierform vorhanden sind oder als Dateien auf dem Computer, spielt dabei keine Rolle.
Kein Risiko eingehen
Wann Selbstständige die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt allerdings nicht davon ab, um welches Steuerjahr es darin geht. Entscheidend ist, wann die Dokumente zuletzt bearbeitet wurden.
Die Aufbewahrungsfrist beginne mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde, so der Steuerberater Thomas Schroeder aus Hannover gegenüber dem Fachportal.
Übrigens: Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlten, könne die Steuer geschätzt werden, so Schroeder. Und dann auch teurer ausfallen.
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