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Mietrecht | 20.03.2017

Betriebs­kosten­abrechnung

Richtige Betriebs­kosten­abrechnung: Worauf Mieter und Vermieter bei der Betriebs­kosten­abrechnung achten müssen

Wirksamkeit der Betriebs­kosten­abrechnung

Fachbeitrag von Rechtsanwalt Stephan Imm

Die Betriebs­kosten­abrechnung ist für Vermieter und Mieter ein schwieriges Thema. Das zeigt sich nicht zuletzt dran, dass nach einer Untersuchung gut jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch sein soll. Der Vermieter ist bedacht darauf, die entstandenen Nebenkosten auf den Mieter umzulegen. Dabei können ihm eine Vielzahl formeller wie inhaltlicher Fehler unterlaufen, die zur Unwirksamkeit einzelner Positionen oder der gesamten Abrechnung führen. Spiegel­bildlich lohnt sich für den Mieter der genaue Blick auf die Abrechnung, um solche Fehler aufzudecken und nicht mehr zu bezahlen, als gesetzlich verlangt.

In formeller Hinsicht ist zunächst einmal die in § 556 Absatz 3 BGB festge­schriebene Frist von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungs­zeitraums zu beachten (vgl. Nebenkostenabrechnung Fristen: Bis wann muss ein Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellt haben und welche Fristen gelten?).

Der Abrechnungs­zeitraum für die Betriebs­kosten beträgt stets zwölf Monate und deckt sich in der Regel mit dem Kalender­jahr. Ist dies der Fall, so muss der Vermieter die Jahres­neben­kosten­abrechnung dem Mieter also bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres zustellen. Bei einer Abrechnung knapp vor Fristende sollte der Vermieter daran denken, die Zustellung beweis­sicher vorzunehmen (beispiels­weise mit Zeugen), so dass er für einen etwaigen Streit über die Frage, ob der Mieter die Abrechnung frist­gerecht erhalten hat oder nicht, gewappnet ist.

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Vollständige Betriebskostenabrechnung

Zur formellen Richtigkeit der Betriebs­kosten­abrechnung gehört ferner, dass sie vollständig ist. Die Abrechnung muss entsprechend § 259 BGB eine geordnete Zusammen­stellung der Gesamt­kosten enthalten, den zugrunde gelegten Verteiler­schlüssel angeben und erläutern sowie den Anteil des Mieters berechnen und dessen bereits geleisteten Voraus­zahlungen abziehen.

Abrechnung muss nachvollziehbar sein

Diese Angaben sollen den Mieter in die Lage versetzen, die Abrechnung nach­vollziehen und prüfen zu können. Der Vermieter sollte im Vorfeld besondere Sorgfalt auf die Ermittlung der dem Verteiler­schlüssel zugrunde liegenden Daten verwenden. Insbesondere über den tatsächlichen Wohnflächen­anteil der Wohnung in Quadrat­metern bestehen überraschend oft falsche Vorstellungen (und falsche Angabe im Mietvertrag). Nicht selten versäumen Vermieter die korrekte Vermessung ihrer Miet­wohnungen.

Heizkosten nach Verbrauch abrechnen

Was den Verteiler­schlüssel angeht, gibt es eine Besonderheit bei den Heizkosten. Diese müssen zu 50 bis 70 Prozent nach tatsächlichem Verbrauch und zu 30 bis 50 Prozent nach der Wohnfläche abgerechnet werden. Ausnahmen bestehen lediglich für Studenten- und Alten­wohnheime und bestimmte besonders energie­effiziente Häuser

Welche Kosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Umlagefähig sind nur solche Betriebs­kosten, deren Bezahlung durch den Mieter im Mietvertrag geregelt wurde. Welche Betriebs­kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebs­kosten­verordnung (BetrKV). Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht genannt werden, bleiben Sache des Vermieters – wobei jedoch eine Klausel über „sonstige Betriebs­kosten“ erlaubt ist. Üblicherweise enthält der Mietvertrag seinerseits einen Verweis auf die Auflistung in § 2 Betriebs­kosten­verordnung.

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Sonstige Betriebskosten

Ein Augenmerk von Vermieter und Mieter sollte sich bei der Betriebs­kosten­abrechnung also immer darauf richten, ob einzelne Kosten­positionen überhaupt gemäß Mietvertrag und Betriebs­kosten­abrechnung umgelegt werden dürfen. Dies betrifft insbesondere den interpretations­bedürftigen Punkt „Sonstiges“, der zwar in der Betriebs­kosten­verordnung bewusst unbestimmt geblieben ist, jedoch auch keineswegs die Umlage jeglicher denkbarer Kosten gestattet. Der Vermieter muss nachvollziehbar darlegen, aus welchen Kosten sich die Position „Sonstiges“ genau zusammensetzt, und der Versuchung widerstehen, dort alle restlichen Kosten, die ihm einfallen, ohne weitere Erläuterung zusammen­zurechnen und die Summe pauschal als „Sonstiges“ zu bezeichnen.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Bei den auf den Mieter umzulegenden Betriebs­kosten hat der Vermieter stets das Gebot der „Wirtschaftlichkeit“ zu beachten. Unverhältnismäßige Kosten braucht der Mieter nicht zu erstatten.

Nicht umlagefähig ist ferner der auf leer­stehende Wohnungen entfallende Betriebskosten­anteil. Dieser darf nicht auf die im Haus verbliebenen Mieter umgelegt werden, sondern verbleibt beim Vermieter.

Siehe auch:

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