Für das ausrichtende Unternehmen stellen sich vor allem folgende Fragen: Wie wirken sich die Ausgaben auf die Lohnsteuer der Mitarbeiter aus, wie können die Kosten für die Betriebsfeier steuerlich abgesetzt werden, und kann Vorsteuer gezogen werden?
Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer
Grundsätzlich gilt ein Freibetrag von 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer. Bis zu diesem Betrag werden die Kosten den Mitarbeitern nicht als geldwerter Vorteil angerechnet, für die Lohnsteuer und Sozialabgaben zu zahlen sind.
Allerdings müssen dabei alle Kosten der Betriebsfeier berücksichtigt werden einschließlich Raummiete, Eventmanager, Raumdekoration, Planungskosten, Musik, Speisen, Getränke etc. Der sich daraus ergebende Gesamtbetrag wird durch die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Betriebsfeier tatsächlich teilnehmen, geteilt. Bei der Kalkulation sollte also immer berücksichtigt werden, dass nicht alle Eingeladenen auch zur Feier erscheinen. Die 110 Euro sind die Brutto-Ausgaben einschließlich zu zahlender Umsatzsteuer.
Kosten werden nur unter Mitarbeitern aufgeteilt
Bringen die Arbeitnehmer Lebenspartner oder andere Begleiter mit, so werden deren anteilige Kosten denen der Arbeitnehmers aufgeschlagen. Auch dies ist bei der Organisation der Betriebsfeier zu berücksichtigen.
Der Freibetrag von 110 Euro kann für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr geltend gemacht werden.
Betrieb kann nicht vom Freibetrag gedeckte Kosten pauschal versteuern
Wird der Freibetrag überschritten, so werden die Mehrausgaben steuerrechtlich als geldwerter Vorteil gewertet, auf die die Arbeitnehmer Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen müssen. Allerdings kann der Arbeitgeber auch diese Steuerlast übernehmen, indem er die Differenz, um die der 110-Euro-Freibetrag überschritten wird, gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) pauschal mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert.
Werden mehr als zwei Betriebsfeiern im Jahr ausgerichtet, hat der Unternehmer die freie Wahl, für welche Veranstaltungen die Steuerfreiheit in Anspruch genommen werden soll. Dies müssen nicht die zeitlich zuerst ausgerichteten Feiern sein.
Vorsteuerabzug nur bei Kosten bis 110 Euro pro Teilnehmer
Auch für die Frage des Vorsteuerabzugs ist die 110-Euro-Grenze wichtig. Bei Aufwendungen bis zu 110 Euro pro Teilnehmer der Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer kann entsprechend der Gesamttätigkeit des Unternehmens die Vorsteuer gemäß § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) gezogen werden. Wird die 110-Euro-Grenze überschritten, ist allerdings insgesamt kein Vorsteuerabzug möglich.
