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Mietrecht | 20.01.2016

Nebenkostenabrechnung

Die korrekte Betriebskostenabrechnung - Was Vermieter beachten sollten

5 Grundregeln für eine wirksame Betriebskostenabrechnung
Fachbeitrag von Rechtsanwältin Angelika Sworski

Nur mit einer „ordnungsgemäßen“ Betriebskostenabrechnung wahren Vermieter die vom Gesetz geforderte 1-jährige Abrechnungsfrist, mit der sie auch eine Nachzahlung durchsetzen können. Sofern die nachfolgenden 5 Grundregeln beachtet werden, kann jeder Vermieter eine wirksame Betriebskostenabrechnung erstellen.

Wurde im Mietvertrag eine Pauschale, Inklusivmiete oder eine Bruttomiete vereinbart, muss der Vermieter nicht abrechnen. Hat er Vorauszahlungen vereinbart, ist er nach Ablauf des vereinbarten Abrechnungszeitraums zur Abrechnung verpflichtet. Eine rechtlich unanfechtbare Betriebskostenabrechnung zu erstellen, steht nicht im Gesetz sondern wurde durch die höchstrichterliche Rechtsprechung des BGH geregelt. Sie muss zwingend enthalten:

  • Geordnete Zusammenstellung aller Gesamtkosten
  • Angabe des Verteilungsschlüssels
  • Ausweisung des Anteils Ihres Mieters
  • Abzug aller Vorauszahlungen

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1. Grundregel

Welche Betriebskosten wurden tatsächlich vereinbart?

Bevor der Vermieter mit der tatsächlichen Aufschlüsselung der Kosten beginnt, muss im Mietvertrag bereits festgelegt worden sein, welche Kosten von den Mieter zu tragen sind. Sämtliche Betriebskosten, die auf den Mieter umgelegt werden können, müssen sich aus dem vereinbarten Mietvertrag ergeben. Was hier nicht vereinbart wurde, muss der Mieter auch nicht tragen. Die umlegbaren Kosten müssen eindeutig bezeichnet sein; es darf kein Zweifel aufkommen, da sonst die Vereinbarung unwirksam ist und der Vermieter diese Kosten trägt (BGH, Urteil vom 02.05.2012, Az. XII ZR 88/10). Wurden im Mietvertrag die „Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnungen“ oder „Betriebskosten gemäß Anlage 3 zu § 27 Abs. 2 BV“ vereinbart, ist der Vermieter auf der sicheren Seite. Schwierig in diesem Zusammenhang ist nur, was unter Ziffer 17 der Betriebskostenverordnung zu verstehen ist. Jedenfalls müssen auch die „sonstigen Kosten“ ausdrücklich im Mietvertrag angegeben sein (Bundesgerichtshof, Urteil vom 07.04.2004, Az. VIII ZR 167/03).

Ausnahmsweise können auch sonstige später entstehende Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden, wenn die Wohnung z.B. modernisiert wurde - wie beispielsweise regelmäßige Kosten eines später eingerichteten Breitbandkabelanschlusses (Bundesgerichtshof, Urteil vom 27.06.2007, Az. VIII ZR 202/06) oder (Bundesgerichtshof, Urteil vom 27.09.2006, Az. VIII ZR 80/06).

Als Vermieter ist zu beachten, dass einmalig anfallende Kosten für etwaige Reparaturen etc. keine Betriebskosten sind und daher nicht von den Mietern zu tragen sind. Nur wiederkehrende und immer wieder anfallende Kosten im Zusammenhang mit dem Mietobjekt sind auf den Mieter umlegbar.

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2. Grundregel

Gesamtkosten

In der Betriebskostenabrechnung müssen sämtliche Kosten für jede einzelne Betriebskostenrechnung als Gesamtkosten angegeben werden. Hierbei können Vermieter sämtliche Kosten angeben, die während der Abrechnungsperiode angefallen sind; sogenanntes „Abflussprinzip“. Vermieter dürfen die Kosten auf verschiedene Abrechnungsräume nur dann verteilen - sogenanntes „Leistungs- oder Zeitabgrenzungsprinzip“ - wenn diese Abrechnungsmethode mit dem Mieter vereinbart wurde, oder wenn es sich hierbei um Heiz- oder Warmwasserkosten handelt.

Bei Mischmietverhältnissen müssen Vermieter ebenfalls die Gesamtkosten zunächst angeben, (BGH, Urteil vom 01.08.2010, Az. VIII ZR 45/10). Hier können gleichartige Kosten zusammengefasst werden, so z.B. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, für Frisch- und Schmutzwasser soweit diese einheitlich von einem Frischwasserzähler erfasst werden (BGH, Urteil vom 15.07.2009, AZ: VIII ZR 340/08).

3. Grundregel

Verteilungsschlüssel

Wenn im Mietvertrag keine Vereinbarung für den Kostenverteilungsschlüssel vorgenommen wurde, gilt die Wohnfläche als Verteilungsschlüssel. Wenn vom Vermieter einen Bruchteil oder einen Prozentsatz vereinbart wurde, muss er in der Abrechnung jedenfalls die (Gesamt-) Bezugsgröße angeben aus dem sich der Prozentsatz errechnet. Kann der Mieter dies nicht nachvollziehen/nachrechnen ist die Abrechnung formell fehlerhaft und damit rechtlich unwirksam.

Im Grundsatz fordert die Rechtsprechung, dass die Abrechnung verständlich und nachvollziehbar ist.

Das gilt ebenfalls bei Personenschlüsseln. Und auch hier muss der Vermieter grundsätzlich die Zahl der Nutzer des Gebäudes nennen. Hierbei soll es nach der Rechtsprechung nicht genügen, dass sich der Vermieter auf eine Melderegisterauskunft beruft und damit die gesamte Personenanzahl angibt. Der Vermieter muss sich vielmehr vor Ort erkundigen, ob und wie viele Personen das Haus bewohnen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 23.01.2008, Az. VIII ZR 82/07).

Stellt sich im Laufe des Mietverhältnisses heraus, dass der Berechnung eine falsche Wohnfläche zu Grunde gelegt wurde, ist dies unschädlich, wenn die Abweichung nicht mehr als 10 % ausmacht (Bundesgerichtshof, Urteil vom 31.10.2007, Az. VIII ZR 261/06). Bei Leerstand gilt der Grundsatz, dass das Leerstandrisiko vom Vermieter zu tragen ist und er dadurch für sämtliche Kosten alleine einsteht (BGH, Urteil vom 08.01.2013, Az. VIII ZR 180/12).

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4. Grundregel

Anteil des Mieters berechnen

Anhand der Gesamtkosten und eines Verteilerschlüssels kann der Vermieter nun die auf den Mieter anfallenden Kosten berechnen und in der Abrechnung angeben.

5. Grundregel

Vorauszahlungen abziehen

Der Vermieter muss alle Vorauszahlungen des Mieters von diesen Kosten abziehen. Wird hierbei möglicherweise nicht die richtige Höhe angeben, weil z.B. eine Mietminderung geltend gemacht wurde o.ä., ist die Abrechnung jedenfalls nicht formell unwirksam. Ein solcher Fehler kann jederzeit innerhalb der Verjährungsfrist nachberechnet werden.

TIPP:

Der Vermieter muss außerdem dafür sorgen, dass die Abrechnung den Mieter auch erreicht. Wenn der Mieter den Zugang der Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist bestreitet, muss der Vermieter nachweisen, dass die Abrechnung den Mieter erreicht hat. Wurde die Wohnung an mehrere Mieter vermietet und die Abrechnung richtet sich nur gegen einen Mieter, dann muss auch nur der eine Mieter die Nachzahlung tragen. Der Vermieter hat keinen Anspruch gegen den anderen Mieter, der in der Abrechnung nicht genannt wurde.

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