Hintergrund
In Standard-Arbeitsverträgen ist häufig die Klausel zu finden, wonach Ansprüche schriftlich geltend zu machen sind. Gemäß § 126 BGB bedeutet dies, dass eine eigenhändige Unterschrift unter die Erklärung zu setzen ist. Das ist bei E-Mails und Faxsendungen in der Regel nicht der Fall. Eine Ausnahme gilt nur für den Fall einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. einer notariellen Beglaubigung!
Für die Textform hingegen genügt die Erklärung mittels E-Mail oder Fax.
Ab Oktober sieht der neue § 309 Nr. 13 BGB vor, dass strengere Anforderungen als “Textform” in AGB nicht verlangt werden dürfen.
Das hat rechtlich jedoch nur eine klarstellende Bedeutung. Denn auch bislang konnte die Schriftform nach § 127 Abs. 2 BGB durch eine telekommunikative Übermittlung oder ausdruckbare Erklärungen ersetzt werden, wenn keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.
Was bedeutet dies für Arbeitgeber?
Die Neuregelung kann insbesondere im Hinblick auf Ausschlussklauseln für Arbeitgeber gefährlich werden.
Ausschlussklauseln sind in der Regel zweistufig aufgebaut. Zunächst muss der jeweilige Vertragspartner innerhalb einer bestimmten Frist (meist 3 Monate) seine Ansprüche gegenüber dem anderen Vertragspartner geltend machen. Versäumt er dies, ist er mit seinen Forderungen ausgeschlossen, (1. Stufe).
Lehnt der Vertragspartner den Anspruch ab, muss dann auf der 2. Stufe innerhalb einer weiteren Frist die Forderung gerichtlich geltend gemacht werden.
Hierbei wurde für die erste Stufe meist “Schriftform” verlangt. Arbeitgeber sollten im Hinblick auf die Neuregelung ihre Arbeitsverträge prüfen und bei Bedarf anpassen.
Was gilt für Altverträge?
Die Neuregelung betrifft nur Arbeitsverträge die nach dem 30.09.16 geschlossen werden. Eine Änderung für Altverträge ist insoweit entbehrlich.
Noch nicht geklärt ist hingegen die Frage, ob Änderungen bestehender Arbeitsverträge (Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub etc.) als neue Verträge anzusehen sind, sodass auch dann die Schriftform nicht mehr zulässig ist.
Praxistipp
Am sichersten erscheint es von daher, alle Änderungsverträge ab 1. Oktober 2016 als Neuverträge zu behandeln.
Folgen
Im Rahmen von Ausschlussfristen ist ohne eine Anpassung ein doppelter Nachteil für Arbeitgeber zu befürchten. Wird die auf der ersten Stufe geforderte Schriftform beibehalten, ist die Klausel ab Oktober komplett unwirksam. Eine geltungserhaltende Reduktion auf die zulässige Textform scheidet aus. Aufgrund der Unwirksamkeit können Arbeitnehmer ihre Ansprüche dann innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist (in der Regel 3 Jahre) geltend machen.
Die eigenen Ansprüche hingegen erlöschen nach Ablauf der Ausschlussfrist, wenn sie zuvor nicht schriftlich (!) gegenüber dem Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber darf sich auf von ihm selbst verwendete unwirksame Klauseln nämlich nicht berufen.
Die Neuregelung hat auf Tarifverträge allerdings keine Auswirkungen.
Zudem betrifft die Textform nur Erklärungen, mit der Ansprüche gewahrt werden sollen. Das heißt, Vereinbarungen, wonach Änderungen und Ergänzungen vom Arbeitsvertrag nur “schriftlich” erfolgen können, bleiben auch weiterhin möglich. Vorausgesetzt der Arbeitgeber weist ausdrücklich auf den Vorrang von individuellen Vereinbarungen hin.
Gleiches gilt für die Schriftform im Zusammenhang mit Kündigungen. Auch diese bleibt weiterhin wirksam.
Fazit
Ab Oktober sollten Arbeitgeber für alle Neuverträge die Schriftform mit der Textform ersetzen, insbesondere im Hinblick auf Ausschlussfristen. Ansonsten können Arbeitnehmer ihre Ansprüche bis zu drei Jahre lang geltend machen!
