Die Nebenkostenabrechnung erfolgt in der Regel ohne Beifügung von Belegen. Um die Richtigkeit der Abrechnung überprüfen zu können, haben Mieter jedoch das Recht auf Einsicht in die Belege – also in Rechnungen, Ableseprotokolle, Gebührenbescheide, Versicherungsverträge, Wartungs-, Hauswarts- und sonstige Verträge, deren Kosten die Mieter zu tragen haben.
Belegeinsicht in Räumen des Vermieters
Mieter haben grundsätzlich lediglich das Recht auf Einsicht in die Unterlagen in den Räumen des Vermieters bzw. eines von ihm Bevollmächtigten wie Hausverwaltung oder Rechtsanwalt. Sie haben hingegen keinen Rechtsanspruch auf Übersendung von Kopien der Belege – auch nicht gegen Bezahlung der Kopierkosten. Eine Ausnahme gilt nur für preisgebundenen Wohnraum. Dort kann der Mieter wahlweise statt der Belegeinsicht die Überlassung von Kopien gegen Kostenerstattung verlangen. Dies ergibt sich aus § 29 NMV (Neubaumietenverordnung).
Zusendung von Kopien bei Unzumutbarkeit der Einsichtnahme
Kopien können Mieter nicht preisgebundener Wohnungen lediglich im Fall der Unzumutbarkeit der Einsichtnahme verlangen. Eine solche kann beispielsweise bei Bettlägerigkeit des Mieters vorliegen, sofern keine Möglichkeit besteht, die Belege durch eine Vertrauensperson einsehen zu lassen; oder wenn der Mieter im Rollstuhl sitzt und die Belegeinsicht in einem Gebäude ohne barrierefreien Zugang erfolgen müsste. Unzumutbarkeit kann je nach Fallgestaltung auch vorliegen, wenn der Mieter zwischenzeitlich an einen weit entfernten Ort umgezogen ist und ihm deshalb die Einsichtnahme vor Ort nicht zuzumuten ist.
Prüfung der Originalbelege
Das Recht auf Belegeinsicht beschränkt sich auf Einsicht in die Originalbelege. Der Vermieter braucht währenddessen nicht für Fragen zur Verfügung stehen. Allerdings dürfen Mieter eine (idealerweise fachlich bewanderte) Begleitperson mitnehmen, die sie bei der Prüfung unterstützen kann. Ferner hat der Mieter das Recht, bei seiner Belegeinsicht mit eigenen Geräten Kopien oder Fotos der Unterlagen anzufertigen. Hat er solche Geräte nicht zur Hand, ist er auf die Prüfung vor Ort oder das Abschreiben der Belege angewiesen.
Frist zur Belegeinsicht
Mieter können der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Zugang widersprechen. Spätestens danach haben sie auch kein Recht mehr auf Einsicht in die Belege, da dann in der Regel das rechtliche Interesse daran weggefallen ist. Jedoch sollten Mieter viel früher Einsicht in die Belege nehmen, wenn sie mit dem Gedanken spielen, die Nebenkostenabrechnung zu beanstanden. Denn Nebenkostennachzahlungen sind innerhalb von 30 Tagen zu leisten, sofern der Vermieter keine längere Frist gewährt. Bis dahin muss der Mieter also entscheiden, ob er bezahlt, die Zahlung verweigert oder unter Vorbehalt zahlt. Da die Entscheidung vom Ergebnis der Prüfung der Belege abhängt, empfiehlt es sich, diese auch vorher einzusehen.
